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软件公司的商帐管理

北京中关村的一家软件企业，同时兼营一些网站制作及推广业务。公司在经营中累积了大量的债权，严重影响公司的运营。这些债权有这样的特点：1、债权极为分散，债权总数只有一百多万元，但是却有一千多笔，最少的一百块，最多的也只有几万块；2、时间长，这是公司经营中历年积累下来的，大约有三分之一已经过了两年的诉讼时效；3、材料混乱，这些债权的形成以及相关材料很多无处查询，没有人很清楚的知道；4、这样一些小的债权还在不断产生；5、公司并没有任何人具体负责这些债权的催收。

无疑那家软件公司的债权催收将面临巨大的困难。1、债务人公司是否存在？一些小的公司，经营不好就不去年检，让公司自然消亡，公司都没有了，自然债权也要不到了；2、公司的经营地址和联系方式是否发生变化？一般的公司都是租赁写字楼办公，一年一搬家很常见，一搬家联系方式等全部发生变化，必须重新找到新地址所在；3、原来的经办人是否还在？这看起来与债权的催收并没有关系，其实关系很密切，一般小公司没有完善的文件保管制度，经办人走了，这么小的一件事情，也许移交工作时并没有做交代，没有人知道这件事情，那么当然不会轻易付给你钱；4、如果债权数额较大还要考虑，债务人是否有偿还的经济能力。

如果债务人不想还钱，那么只有起诉，但是起诉的成本巨大。无论案件的大小，基本工作量是一样的，必须捋清法律关系，整理好证据材料，去工商局查询债务人的工商注册材料，找到公司注册地址和法定代表人，然后才能制作诉讼文书。起诉要去法院五次，立案一次、开庭一次、领判决书一次，申请执行一次，领执行款一次，如果幸运的话，可以少去几次，当然也可能比五次要多。很多小公司被郊区的税收优惠政策吸引注册在郊区，但是却在市里办公，这样必须要去郊区起诉，往返郊区的时间和交通成本是很高昂的。到法院起诉要交诉讼费，工商局查询要交纳查询费，如果加上律师费，每个案件的成本可能高达一万元，那么对于标的额在一万以下的诉讼案件根本就没有诉讼的意义。

根据美国商法联盟调查数据显示，当逾期时间为一个月时间，追帐成功率为93.7%，当逾期半年时，成功率降为57.8%，当逾期两年左右，成功率为13.5%。美国企业的应收帐款回收期平均只有37天，而中国企业平均为100多天。美国公司追帐的成功率为60%以上，而中国企业的成功率不到20%。根据中国的国情，以及我们工作中的实务经验，对于这些小额的债务必须建立一套完整的催收制度才能有所保障，下面将探讨这个催收制度的建立。

一、健全内部合同管理
合同管理不仅仅是保管合同原件，更需要保留好合同相关的往来传真、备忘录、相关人员签署的收货凭证等等，都要妥善保管好。很多公司是没有合同管理的，对于一些小的合同，原件虽然在公司的专人手中，但是在执行过程中有关材料随意分散在业务人员手中，业务人员走了，该资料也就没有了，合同的执行情况也就没有人知道了。一旦发生纠纷没有人能完全知道事情的来龙去脉，没有人手头有完整的材料。

合同保管要强调责任制，在合同执行阶段，合同可以由业务人员或业务部门经理保管，凡是和合同执行有关的材料统一在第一时间交给该人保管。业务办理完毕应当完整移交到公司专职保管人员。我们建议在移交的材料中加上一个合同执行说明，由具体经办人对合同的执行情况进行说明，将材料列个清单，可以做成格式直接填写。

二、强化催收
中国讲人情，在我们的实务工作中发现，越是关系好，可能款项越晚兑现。大部分款项并不是对方没有能力支付，而是不想支付，想想现金在自己公司握着多主动，而且可以生息，总比还给别人好。所以很多公司是看哪个催得急，谁急就先付给谁。而如果碍于面子，就只能等到最后了，万一对方资金一紧张，这帐就成了陈年老帐了，所以要加强货款催收。

催收也要讲策略，按过程分别进行排布。

第一步，直接由业务人员负责催收。业务员的待遇是与业务量挂钩的，业务人员应当对帐款承担催收责任。业务人员是公司最底层的工作人员，可以可怜兮兮去找对方，“大哥，你要是不给我钱，我就要失业了。”，这样博得同情心，小的帐款一般都能这样催收回来。这一步的时间不要太长，给予两周的时间就行了，没有效果进入下一步。

第二步，财务部核帐。财务部核帐有两个目的，第一告诉对方这笔帐款开始移交到公司统一来处理了，二是和对方核帐，确认欠款的事实与数额。这个很重要，一旦发生诉讼有这张核帐单，双方的法律关系就非常的简单了，不需要对合同执行中的质量、数量等双方可能发生争议的事项进行纠缠了。这个时候双方还没有闹僵，拿到这样的核帐单一般比较容易。当然财务部目的不是要核帐，还要催收款项，财务部人少，自然没有人专职来打要帐电话，可以让单位前台或其他人以财务部的名义打这个电话。

第三步，以上措施都没有效果，那么说明对方有想赖帐的可能。如果对方说，你再等几天，我们马上有一笔到帐，一到就给你，这样的话，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上两个步骤已经进行了三个月，仍然没有效果就应当考虑移交公司法律部门，由法律部门进行处理。

三、果断采取法律措施
很多公司顾虑采取法律措施会伤了彼此友好的业务关系，失去了一个客户。这是中国国情，确实是要考虑的，但是只要想想，做任何的业务都是以赢利为目的的，如果对方不支付帐款，那么要这个友好的业务关系做什么？与其拖到以后翻脸，再对簿公堂，不如现在采取法律措施早点将款项收回来更为塌实。

采取法律措施，也能考虑到中国国情，不是一开始就直接将对方告上法庭。可以先给对方打招呼，说要采取法律措施了，再不理睬，发个律师函，最后才起诉，这样的话对方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好讲了。

作者：王瑜，北京律师，电话：010-51662214，
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国家科委 财政部


国家科委、财政部关于印发《关于加强仪器设备更新专项资金管理的补充规定》的通知

1996年3月6日，国家科委、财政部

国务院各部委、各直属机构：
为进一步加强中央级科研单位仪器设备更新专项资金的管理与监督，国家科委和财政部共同研究制定了《关于加强仪器设备更新专项资金管理的补充规定》。现印发给你们，请遵照执行。

附件：关于加强仪器设备更新专项资金管理的补充规定
为了进一步加强中央级科研单位仪器设备更新专项资金（以下简称专项资金）的管理，优化资金投向，逐步改善中央级重点科研单位的研究手段，提高科研水平，促进科技事业的发展，根据国家科委和财政部联合颁发的《关于加强仪器设备更新和危房修缮专项资金管理的暂行规定》（〔93〕国科发财字476号）的有关要求，就国家科委和财政部专项资金的安排原则以及主管部门编制计划和匹配自筹资金等问题，特作如下补充规定。
一、专项资金的安排原则
专项资金根据国家财力状况和科技发展的有关方针政策，按照有计划、分期分批、择优支持的原则进行安排，重点支持科研单位仪器设备的更新，但不得用于新建的重点试验室和工程研究项目所需仪器设备的购置。
二、专项资金的申请
各主管部门根据专项资金安排的原则，在对所属科研单位仪器设备状况进行深入调查研究的基础上，选择重点院所的重点研究项目需要更新的大型仪器设备（一般是指10万元以上的设备），编制本部门仪器设备3年更新滚动计划，并就用款理由、计划规模、自筹资金和预期效益等作详细的文字说明，一并报送国家科委，由国家科委审核汇总后报财政部。
专项资金是用来支持中央级科研单位更新仪器设备的补助经费，各主管部门和科研单位在申请专项资金的同时，必须匹配必要的自筹资金，其匹配比例是：基础研究和社会公益类院所自筹资金不少于申请仪器设备购置价格的10％；开发类院所自筹资金不少于申请仪器设备购置价格的25％。
三、专项资金的审批
国家科委和财政部负责审核各主管部门报送的3年更新滚动计划，并根据国家有关科技发展方针政策和中央财力状况，安排专项资金。
四、专项资金的管理和监督
1．主管部门应对纳入3年更新滚动计划的仪器设备和已经用国家科委、财政部专项资金购置的仪器设备建立计算机数据库，以提高专项资金管理的及时性、准确性和科学性。
2．主管部门应在收到专项资金后的下年度末，向两部委报送这一年度专项资金使用效果的文字报告。3年更新滚动计划结束后，应报送本期计划执行情况的文字报告，作为审批新开始的3年更新滚动计划的重要依据。
3．主管部门收到专项资金后，应按照批复的项目，组织科研单位在半年之内予以安排落实。无特殊理由逾期不落实的，将由国家科委收回专项资金。同时主管部门应加强专项资金的监督与管理，保证资金专款专用，不得挪作他用。如因特殊情况需用专项资金另行购置非批准的设备时，应报请国家科委批准后实施，并报财政部备案。
4．为防止国有资产的流失，加强专项资金的规范化、科学化管理，凡用专项资金购置的仪器设备，均应及时挂上“财政部、国家科委专项资金购置设备”的标牌。同时，所购置的仪器设备，均应列入本单位的固定资产帐户内，进行核算与管理。
5．国家科委和财政部将会同有关主管部门，对专项资金的使用情况进行检查和监督。
五、本补充规定由国家科委、财政部负责解释。
六、本补充规定自1996年1月1日起执行。